Notion Erfahrungen & Features 2025

Überblick

Stell dir vor, du hast eine einzige Plattform, auf der du alle Dokumente, Projekte und Notizen organisieren kannst: kein ständiges Springen zwischen verschiedenen Apps, kein Chaos durch verstreute Informationen. Genau das bietet Notion – und noch mehr. Doch wie gut ist das Tool wirklich? Wo liegen seine Stärken, und wo könnte es noch besser sein? In dieser ausführlichen Review tauchen wir tief ein und klären, ob Notion das perfekte Tool für deine Anforderungen ist.

Was ist Notion, und warum setzen so viele Teams darauf?

Notion ist weit mehr als eine Notiz-App. Es vereint Projektmanagement, Dokumentation, Wissensmanagement und Team-Kollaboration in einer einzigen Plattform. Egal, ob du ein großes Unternehmen führst, ein Freelancer oder einfach jemand bist, der Struktur in seinen Alltag bringen will: Notion passt sich flexibel an deine Bedürfnisse an.

Das Besondere? Du kannst Notion genau so gestalten, wie du es brauchst. Es gibt keine festgelegten Strukturen. Stattdessen baust du dein eigenes System mit einer Mischung aus Seiten, Datenbanken, Boards und Templates auf.

Beispiel: Stell dir vor, du bist Marketing-Manager und musst Content-Ideen verwalten, Kampagnen planen und das Team koordinieren. Statt drei verschiedene Tools zu nutzen, kannst du in Notion alles in einer zentralen Workspace-Umgebung strukturieren.

Wie funktioniert Notion, und was macht es so intuitiv?

Der Schlüssel zu Notion liegt in seiner Drag-and-Drop-Oberfläche. Du kannst Elemente einfach durch Ziehen und Ablegen neu anordnen und Seiten verschachteln, um eine klare Struktur zu schaffen.

➡ Flexible Struktur: Seiten können wie einfache Notizen oder komplexe Dashboards angelegt werden. Du kannst Abschnitte nach Belieben hinzufügen und verschachteln.

➡ Datenbanken mit verschiedenen Ansichten: Statt einer statischen Liste kannst du zum Beispiel eine Tabelle mit Deadlines, ein Kanban-Board für Aufgaben oder eine Kalenderansicht für Events nutzen.

➡ Echtzeit-Zusammenarbeit: Mach dir keine Sorgen, dass Änderungen verloren gehen oder du veraltete Versionen bearbeitest. Alles wird in Echtzeit synchronisiert.

➡ Templates für verschiedene Einsatzzwecke: Falls du nicht bei null anfangen willst, gibt es Hunderte vorgefertigte Vorlagen für To-do-Listen, Projektmanagement, Roadmaps und vieles mehr.

Dank dieser Funktionen kannst du Notion ganz individuell anpassen. Ob du einen simplen privaten Organizer oder eine umfangreiche Unternehmensdokumentation aufbauen möchtest: Du entscheidest.

Welche Hauptfunktionen machen Notion so mächtig?

Notion bietet dir eine Reihe von Features. Auf die wichtigsten gehen wir nun ein.

Wie flexibel ist die Seitenstruktur?

Einer der größten Vorteile von Notion ist seine Seiten-Hierarchie. Anders als bei klassischen Notiz-Apps, die nur eine Ebene an Notizen bieten, kannst du in Notion Seiten innerhalb von Seiten erstellen.

Jede Seite kann Unterseiten enthalten. Das ist ideal für komplexe Projekte mit mehreren Unterkapiteln.

Blöcke lassen sich organisch anpassen. Text, Bilder, Links, Tabellen: Alles ist kombinierbar.

Per Drag-and-Drop verwandelst du jede Seite in genau das, was du brauchst – ob To-do-Liste, Wiki oder Datenbank.

Wie leistungsfähig sind die Datenbanken und Ansichten?

Notion hebt sich insbesondere durch seine umfangreichen Datenbank-Funktionen von anderen Tools ab. Statt einfacher Tabellen kannst du damit komplexe Informationssysteme erstellen.

Ein Beispiel für den Marketing-Bereich:

Stell dir vor, du planst Social-Media-Kampagnen. Mit einer Notion-Datenbank kannst du

• alle geplanten Beiträge in einer Tabelle verwalten.
• Status-Änderungen über ein Kanban-Board tracken.
• Redaktions-Deadlines im Kalender im Blick behalten.

Jede Datenbank kann in verschiedenen Ansichten dargestellt werden, darunter:

• Tabellen für strukturierte Daten
• Kanban-Boards für agile Workflows
• Kalender für zeitbasierte Organisation
• Listen für simple Übersichten

Diese Flexibilität macht Notion nicht nur zu einer Notiz-App, sondern zu einem echten Informations- und Planungs-Tool.

Wie gut funktioniert die Echtzeit-Kollaboration?

Falls du im Team arbeitest, wirst du vor allem die gemeinsame Zusammenarbeit in Echtzeit zu schätzen wissen. In Notion kannst du:

• Seiten mit Kollegen teilen und gleichzeitig daran arbeiten
• Die Kommentarfunktion nutzen und andere mit @-Erwähnungen direkt ansprechen
• Berechtigungen individuell für jedes Teammitglied festlegen

Das Beste? Notion ersetzt dadurch gleich mehrere Tools wie Google Docs oder Slack für Dokumentation und asynchrone Kommunikation.

Welche Integrationen und Templates erleichtern die Arbeit?

Notion bietet zahlreiche Vorlagen und Integrationen.

✅ Vorgefertigte Templates erleichtern den Einstieg – ob für Projektpläne, Meeting-Notizen oder CRM-Datenbanken.
✅ Mit der API kannst du Notion mit anderen Systemen verbinden – für eine nahtlose Automatisierung.
✅ Native Integrationen mit Tools wie Slack, Google Drive und Zapier machen den Workflow noch effizienter.

Gerade für Unternehmen, die bereits mit anderen Software-Tools arbeiten, ist dies ein riesiges Plus.

Wie sieht die Preisstruktur von Notion aus?

Notion bietet verschiedene Preisstufen, je nach deinen Anforderungen:

Personal (Kostenlos) – perfekt für Einzelpersonen mit Basisfunktionen
Team ($8/Monat pro User) – für Teams mit unbegrenzten Workspaces
Business ($15/Monat pro User) – mit erweiterten Sicherheits- und Kollaborationsfunktionen
Enterprise (individuelles Angebot) – für große Unternehmen mit speziellen Anforderungen

Das beste Preis-Leistungs-Verhältnis bietet das Team-Paket für 8 Dollar, da es alle essentiellen Funktionen für gemeinsame Workflows freischaltet.

Fazit: Ist Notion die richtige Lösung für dich?

Wenn du nach einer flexiblen Plattform für Wissensmanagement, Projektorganisation und Team-Kollaboration suchst, gibt es aktuell kaum eine bessere Lösung als Notion.

Stärken:

✅ Höchst anpassbar. Du entscheidest, wie dein Workspace aussieht
✅ Leistungsstarke Datenbanken & Templates für vielseitige Anwendung
✅ Perfekt für Teams durch Echtzeit-Kollaboration & Berechtigungen

⚠ Potenzielle Schwächen:

❌ Kann zu Beginn überfordernd wirken. Die vielen Möglichkeiten brauchen eine Lernphase
❌ Kein Offline-Zugriff. Du brauchst stets eine Internetverbindung.

Am Ende hängt es davon ab, wie wichtig dir Individualität und Flexibilität sind. Falls du gern strukturierst, optimierst und alles an einem Ort haben möchtest, ist Notion ein absoluter Gamechanger. Falls du hingegen ein Tool suchst, das sofort einsatzbereit ist, könnte die Anpassungsfähigkeit von Notion zunächst abschreckend wirken.

Aber eines ist sicher: Sobald du einmal in die Notion-Welt eingetaucht bist, willst du so schnell nicht mehr zurück.