Zapier Erfahrungen & Features 2025

Überblick

Stell dir vor, du könntest deine Apps so miteinander verbinden, dass alles automatisch abläuft – ohne, dass du ständig zwischen verschiedenen Programmen springen musst. Genau das macht Zapier möglich. Es ist eines der leistungsstärksten Automatisierungs-Tools und hilft dir dabei, wiederkehrende Aufgaben zu eliminieren, damit du dich auf das konzentrieren kannst, was wirklich zählt. Doch wie gut ist Zapier? Und lohnt sich der Preis? Lass uns das genauer unter die Lupe nehmen.

Wie funktioniert Zapier?

Zapier basiert auf dem Konzept der sogenannten Zaps. Ein Zap ist im Grunde eine automatisierte Aufgabe, die zwei oder mehr Apps miteinander verknüpft. Du bestimmst eine Auslöser-Bedingung („Trigger“) und definierst, was danach passieren soll („Aktion“).

Du erhältst zum Beispiel eine neue E-Mail mit einem bestimmten Betreff. Zapier erkennt das und erstellt automatisch eine Trello-Karte oder sendet eine Nachricht in Slack. So sparst du dir das manuelle Übertragen und kannst schneller arbeiten.

Besonders praktisch: Du musst nicht programmieren können, um Zapier zu nutzen. Die intuitive Oberfläche erlaubt es dir, individuelle Automatisierungen zu erstellen, ohne dass du eine einzige Zeile Code schreiben musst.

Welche Apps kann Zapier integrieren?

Eines der größten Highlights von Zapier ist die gigantische Anzahl an unterstützten Apps. Mit über 5000 verfügbaren Integrationen findest du hier fast alle beliebten Programme, darunter:

• Produktivitäts-Tools wie Trello, Asana, Notion und Monday.com
• Kommunikations-Apps wie Slack, Microsoft Teams oder Discord
• CRM-Systeme wie HubSpot, Salesforce und Pipedrive
• E-Mail-Dienste wie Gmail, Outlook oder Mailchimp
• E-Commerce-Plattformen wie Shopify, WooCommerce und Magento

Zudem kommen ständig neue Apps hinzu, sodass du dein Business immer weiter automatisieren kannst.

Ist Zapier einfach zu bedienen?

Ja! Die Benutzeroberfläche ist super intuitiv, auch wenn du kein Technik-Profi bist. Mit dem Drag-and-Drop-Editor kannst du Schritt für Schritt deine eigenen Automatisierungen zusammenklicken.

Falls du mal nicht weiterkommst, gibt es zahlreiche Vorlagen für gängige Automatisierungen, mit denen du sofort starten kannst. Außerdem findest du in der Zapier-Dokumentation zahlreiche Anleitungen, die dir helfen, komplexe Workflows zu erstellen.

Selbst wenn du noch nie mit Automatisierung gearbeitet hast, kannst du mit Zapier in wenigen Minuten deinen ersten Zap erstellen.

Wie verbessert Zapier deine Effizienz?

Einer der größten Vorteile von Zapier ist die spürbare Zeitersparnis. Sobald du deine Automatisierungen eingerichtet hast, musst du dich um repetitive Aufgaben nicht mehr kümmern. Das reduziert nicht nur Fehler, sondern befreit dich von lästigen Routineaufgaben.

Typische Anwendungsfälle:

• Lead Management: Neue Leads aus Google Forms automatisch in dein CRM hochladen
• Social Media Posting: Instagram- oder LinkedIn-Posts automatisch in anderen Netzwerken teilen
• E-Mail-Organisation: Anhänge aus eingehenden E-Mails direkt in Google Drive abspeichern
• Projektmanagement: Automatische Erstellung von To-Dos, basierend auf Kalender-Einträgen

Gerade für Freelancer, Startups oder größere Teams kann Zapier ein echter Gamechanger sein. Du konzentrierst dich auf das Wesentliche, während die lästige Copy-Paste-Arbeit von Zapier übernommen wird.

Welche erweiterten Funktionen bietet Zapier?

Neben den einfachen Zaps gibt es einige fortgeschrittene Funktionen, mit denen sich noch komplexere Automatisierungen umsetzen lassen:

• Mehrstufige Zaps: Verknüpfe mehrere Aktionen in einer einzigen Automatisierung. Beispielsweise kannst du eine neue Trello-Karte erstellen, dann eine Erinnerungs-Mail versenden und eine Slack-Benachrichtigung senden – alles über einen einzigen Zap.
• Filter & Bedingungen: Füge Wenn-Dann-Logik hinzu, sodass Zaps nur unter bestimmten Bedingungen ausgeführt werden.
• Zeitgesteuerte Aktionen: Setze Verzögerungen, um Aktionen zu bestimmten Zeiten auszuführen oder Workflows zu staffeln.
• Datenformatierung: Konvertiere Daten automatisch, ändere zum Beispiel das Datumsformat oder formatiere Namen einheitlich.

Diese erweiterten Möglichkeiten machen Zapier zu einem mächtigen Werkzeug – gerade für Unternehmen, die viele Prozesse automatisieren möchten.

Was kostet Zapier?

Zapier bietet verschiedene Preisstufen an, die sich an den individuellen Bedürfnissen und Unternehmensgrößen orientieren:

Kostenlose Version

Perfekt für Einsteiger, die Zapier erstmal testen möchten. Allerdings bist du auf nur 5 Zaps und 100 Aufgaben pro Monat beschränkt und kannst keine mehrstufigen Workflows erstellen.

Starter (ab €29,99/Monat)

Ideal für Einzelpersonen, die regelmäßig Automatisierungen nutzen möchten. Du kannst bis zu 20 Zaps erstellen und 750 Aufgaben pro Monat ausführen. Zudem kannst du jetzt mehrere Schritte in deinen Workflows kombinieren.

Professional (ab €73,99/Monat)

Für Power-Nutzer und kleine Teams. Hier gibt es keine Begrenzung bei der Anzahl an Zaps und Aufgaben. Außerdem bekommst du erweiterte Team-Funktionen.

Company (ab €368,99/Monat)

Für größere Unternehmen mit hohen Anforderungen. Zusätzliche Admin-Kontrollen, Premium-Support und erweiterte Sicherheitsfunktionen sind hier inklusive.

Je nachdem, wie intensiv du Automatisierungen nutzen möchtest, kann sich bereits die Starter- oder die Professional-Version lohnen – vor allem dann, wenn du deine Produktivität steigern willst.

Gibt es Alternativen zu Zapier?

Zapier ist zwar extrem populär, aber es gibt durchaus Alternativen:

• Make.com (ehemals Integromat): Hat eine visuellere Oberfläche und bietet erweiterte Daten-Transformationsmöglichkeiten.
• Microsoft Power Automate: Besonders empfehlenswert, wenn du Microsoft 365 intensiv nutzt.
• IFTTT: Einfacher als Zapier, aber für professionelle Workflows oft zu eingeschränkt.

Falls du komplexere Automatisierungen mit vielen Bedingungen erstellen willst, könnte Make.com eine interessante Alternative sein. Für einfache Automatisierungen bleibt dagegen Zapier die beste Wahl.

Fazit: Ist Zapier das richtige Automatisierungs-Tool für dich?

Wenn du manuelle Aufgaben eliminieren willst und deine Produktivität steigern möchtest, führt kaum ein Weg an Zapier vorbei. Die riesige Auswahl an unterstützten Apps, kombiniert mit der einfachen Bedienung, macht es zu einem der besten Automatisierungstools auf dem Markt.

Besonders für Freelancer, Startups und kleine Teams lohnt sich ein Upgrade auf das Starter- oder das Professional-Paket. Große Unternehmen profitieren von den erweiterten Sicherheits- und Admin-Funktionen im Company-Paket.

Falls du Zapier noch nicht kennst, teste zuerst die kostenlose Version. Sobald du merkst, wie viel Zeit du damit sparst, wirst du schnell mehr Automatisierungsmöglichkeiten entdecken wollen.