Glosario SEO: Minería de procesos

 

Minería de procesos: definición, tipos y funcionamiento

La minería de procesos clásica va desde un punto de partida específico, que marca el inicio de un proceso, hasta la finalización del proceso en su punto final. Sólo puede aplicarse a procesos de extremo a extremo claramente definibles. En el transcurso del proceso de extremo a extremo tienen lugar diversas acciones y actividades.

La minería de procesos se utiliza para lograr el flujo eficiente de todas las acciones y actividades necesarias para el proceso. Ayuda a aumentar la eficiencia de los procesos mediante la recopilación automática de datos de procesos, el análisis de procesos y la identificación de oportunidades para mejorar los procesos.

• Cada acción y actuación dentro de un proceso digital deja una huella digital.
• Un software de minería de procesos como el de mpmX recopila las huellas digitales de varias aplicaciones y las combina en un proceso integral. El software proporciona datos y visualizaciones del flujo del proceso.
• En la mayoría de los casos, el software de minería de procesos muestra que el proceso real que se está llevando a cabo se desvía del proceso previsto inicialmente y de sus flujos de trabajo. Esto permite a las empresas reconocer que el proceso debe optimizarse.
• Entre otras cosas, los datos del software pueden utilizarse para extraer pasos del proceso desconocidos e ineficaces (cuellos de botella). También se pueden reconocer otros déficits del proceso. El software también identifica oportunidades de automatización del proceso, si las hay.

El conocimiento de los procesos obtenido con la ayuda de herramientas de minería de procesos no sólo ayuda a identificar las discrepancias entre los procesos reales y los previstos. También ayuda a optimizar los procesos previstos inicialmente.

En definitiva, la minería de procesos es una tecnología que se utiliza para reconstruir, evaluar y optimizar los procesos y, en caso necesario, automatizarlos. La minería de procesos se limita exclusivamente a los procesos totalmente digitales que tienen un principio y un final claramente definibles (procesos de extremo a extremo).

¿Cuáles son los cuatro tipos de minería de procesos?

El Instituto de Ingenieros Eléctricos y Electrónicos (IEEE) ha publicado un manifiesto con tres tipos de minería de procesos. El científico holandés Wil van der Alst también menciona en su obra un cuarto tipo de minería de procesos. Este es un resumen de los tres tipos de minería de procesos:

• Descubrimiento: Este tipo de minería de procesos se utiliza para identificar, modelar y visualizar procesos a partir de datos recopilados automáticamente.
• Conformidad: En este procedimiento, las herramientas de minería de procesos comprueban la conformidad del proceso real analizado con un modelo de proceso existente. Se trata de una comparación objetivo/real.
• Potenciación (mejora): Esta variante de la minería de procesos se utiliza para optimizar el proceso objetivo. Por ejemplo, se mejora un modelo de proceso desarrollado por la empresa.

Wil van der Alst menciona un cuarto tipo de minería de procesos en forma de apoyo operativo. El software proporciona predicciones, advertencias y recomendaciones sobre los procesos de la empresa y, de este modo, apoya la gestión de procesos.

¿Cómo funciona la minería de procesos?

En primer lugar, unas palabras sobre la complejidad de los procesos empresariales digitales: Los procesos empresariales modernos se ejecutan a través de varios sistemas informáticos. En ellos intervienen usuarios de distintos departamentos. Además, los sistemas informáticos suelen utilizar tipos de archivo contradictorios.

La complejidad de los procesos empresariales modernos no es obstáculo para la minería de procesos.

• Cuando un caso (como se denomina a una parte específica de un proceso) se mueve a través de los sistemas de información, el software registra los cambios del caso. Estos cambios no son más que pasos individuales del proceso.
• El software de minería de procesos extrae de forma independiente los volúmenes de datos necesarios para cada caso de los sistemas informáticos (por ejemplo, el sistema ERP o el sistema CRM). Utiliza los denominados registros de eventos.
• Los registros de eventos son datos que se almacenan en los sistemas informáticos para un caso. Estos datos de eventos contienen el número de identificación del objeto del caso (ID del caso), la actividad respectiva y la marca de tiempo como información sobre el momento en que el objeto del caso pasó por el proceso.
• El software recopila gradualmente los datos del proceso en todos los sistemas para crear una visualización y un análisis del proceso real . Una forma habitual de visualización de procesos es el denominado gráfico de seguimiento directo.
• Los algoritmos especializados de minería de procesos también son capaces de identificar el potencial de la automatización robótica de procesos (RPA).

Para que la minería de procesos sea aplicable, un proceso debe estar totalmente digitalizado . Esto se debe a que el software no puede recopilar ninguna información sin una conexión a TI.

Si la información de los sistemas se introduce continuamente en el software de minería de procesos, es posible realizar un análisis de los datos empresariales en tiempo real . Es la clave para el análisis permanente y la optimización de los flujos de procesos, lo que conduce a la máxima eficiencia de los procesos y a un mayor éxito empresarial.

¿Cuál es la diferencia entre minería de datos y minería de procesos?

A diferencia de la minería de procesos, la minería de datos no tiene un enfoque específico y, por lo general, se refiere a la recopilación de todo tipo de datos. La minería de procesos es una subcategoría especial de la minería de datos en la que los datos de procesos se recogen y analizan de forma específica .

Además, la minería de procesos se diferencia de la minería de datos general en que analiza la creación de datos y realiza predicciones para contribuir a la mejora de los procesos.

 

 

¿Por qué es importante para las empresas la minería de procesos?

La digitalización ya ha irrumpido en el panorama empresarial. Como las empresas no digitalizadas apenas son competitivas hoy en día, la digitalización se está impulsando en todos los sectores.

La transformación digital va de la mano de la digitalización de los procesos. Esta es la base de la aplicabilidad de la minería de procesos. Con la ayuda de la tecnología de minería de procesos, las empresas pueden analizar sus procesos de forma más eficiente que con casi cualquier otro método. Esto se traduce en numerosas ventajas al tiempo que se minimiza el número de desafíos.

¿Cuáles son las ventajas de la tecnología de minería de procesos para los procesos empresariales?

La minería de procesos contribuye a la objetividad y transparencia de los procesos. Las secuencias de procesos se visualizan automáticamente utilizando las trazas digitales de la TI de la empresa. El alcance del análisis y la visualización de los procesos conduce a una objetividad y transparencia que difícilmente serían posibles sin la minería de procesos.

Si las empresas utilizan los conocimientos detallados adquiridos sobre los flujos de procesos para optimizar y, en caso necesario, automatizar sus procesos, consiguen aumentar la eficacia en la gestión de una gran variedad de tareas en las empresas. Esta es otra de las ventajas de utilizar soluciones de minería de procesos.

Por todo ello, las herramientas de minería de procesos son fáciles de integrar en el entorno informático existente de una empresa. Están rápidamente listas para su uso y sus funciones pueden personalizarse. Por ejemplo, los usuarios pueden insertar manualmente registros de eventos en el análisis de datos o determinar el tipo de visualización del proceso.

Estas son algunas de las ventajas de la minería de procesos:

• Mayor satisfacción de las partes interesadas (es decir, las personas con derecho a recibir beneficios de una empresa) al mejorar los procesos y aumentar el éxito de la empresa.
• Amplio apoyo a la gestión de procesos mediante el suministro de datos que facilitan la toma de decisiones.
• Fases de comercialización más cortas gracias a la reducción del tiempo de producción
• Promover el cumplimiento de la normativa en las empresas descubriendo infracciones legales en el curso de los análisis de procesos.
• Aumentar la experiencia del cliente y del usuario (UX ) aplicando la minería de procesos a los procesos relacionados con clientes y usuarios .

Retos en la aplicación de herramientas de minería de procesos

Los retos de la minería de procesos se refieren menos a la minería de procesos en sí misma que a su asimilación y su impacto en los empleados. Entre otras cosas, la implantación de la tecnología podría requerir un concepto de gestión del cambio para familiarizar a los empleados con el cambio en la empresa.

Además, hay que asegurarse de que el programa informático no se utilice para medir el rendimiento personalizado, ya que los empleados podrían percibirlo como un método de control del rendimiento y, por tanto, de forma negativa.

 

 

Ámbitos de aplicación: Ejemplos de aplicación de la minería de procesos

La minería de procesos puede aplicarse a todos los procesos digitales. No hay límites para la tecnología, desde el control hasta la asistencia sanitaria o el desarrollo de productos, siempre que se utilice para procesos de extremo a extremo claramente definibles.

Además de la minería de procesos clásica descrita anteriormente, también existe la minería de procesos centrada en objetos (OCPM), que puede utilizarse en todos los procesos y ofrece aún más ventajas. En la siguiente lista de ejemplos de aplicación, en Timo Specht nos centramos en los ámbitos de aplicación de la minería de procesos clásica.

• Control más eficaz y alivio para los empleados responsables: las empresas de toda la cadena de suministro pueden utilizar la minería de procesos para mejorar la verificación de facturas y descubrir posibilidades de reducir costes y aumentar los ingresos.
• Visualización más clara de los macrodatos en el sector sanitario para mejorar el tratamiento de los pacientes: La minería de procesos puede utilizarse para resumir los diferentes tratamientos que reciben los pacientes con el fin de aumentar la eficiencia de las vías de tratamiento médico y ahorrar a los pacientes visitas innecesarias al médico.
• Gestión eficiente de los procesos de producción mediante el análisis detallado de todos los pasos de la producción: la minería de procesos proporciona información sobre los cuellos de botella en la fabricación de productos y fomenta el conocimiento de las posibilidades de automatización.
• Mejorar los procesos de pedido para aumentar la tasa de conversión y mejorar la gestión de la reputación en línea: gracias a la minería de procesos, es más fácil analizar los procesos de pedido de productos y reducir el número de clics necesarios desde la búsqueda de un producto hasta el pedido final.
• Optimización de los cursos de formación mediante el seguimiento del rendimiento de los participantes: Si los participantes lo aprueban, la minería de procesos puede utilizarse para analizar el rendimiento y compararlo con los planes de estudios.

Estos son sólo algunos ejemplos de cómo puede utilizarse la minería de procesos. La minería de procesos puede utilizarse para aumentar la eficiencia en casi todos los sectores, desde la industria y el juego hasta las administraciones públicas y las instituciones educativas.

Los proveedores profesionales de servicios informáticos que desarrollan herramientas de minería de procesos y las integran en las empresas asesoran a las partes interesadas sobre la implantación y el uso personalizados de soluciones de minería de procesos.