SEO woordenlijst: Process Mining

 

Process mining: definitie, soorten en hoe het werkt

Klassieke process mining loopt van een specifiek startpunt, dat het begin van een proces markeert, naar de voltooiing van het proces op het eindpunt. Het kan alleen worden toegepast op duidelijk definieerbare end-to-end processen. Verschillende acties en activiteiten vinden plaats in de loop van het end-to-end proces .

Process mining wordt gebruikt om alle acties en activiteiten die nodig zijn voor het proces efficiënt te laten verlopen. Het helpt de efficiëntie van processen te verhogen door automatisch procesgegevens te verzamelen, processen te analyseren en mogelijkheden te identificeren om processen te verbeteren.

• Elke actie en handeling binnen een digitaal proces laat een digitale voetafdruk achter.
• Process mining software zoals die van mpmX verzamelt de digitale voetafdrukken van verschillende applicaties en combineert deze tot een end-to-end proces. De software levert gegevens en visualisaties van de processtroom.
• In de meeste gevallen laat de process mining software zien dat het werkelijke proces afwijkt van het oorspronkelijk geplande doelproces en de bijbehorende procedures. Hierdoor kunnen bedrijven herkennen dat het proces geoptimaliseerd moet worden.
• De gegevens van de software kunnen onder andere worden gebruikt om onbekende en inefficiënte processtappen (bottlenecks) te identificeren. Ook andere tekortkomingen in het proces kunnen worden herkend. De software identificeert ook mogelijkheden voor procesautomatisering, indien beschikbaar.

De proceskennis die wordt opgedaan met behulp van process mining tools helpt niet alleen bij het identificeren van discrepanties tussen de werkelijke en doelprocessen. Het helpt ook om de oorspronkelijk geplande doelprocessen te optimaliseren.

Uiteindelijk is process mining een technologie die wordt gebruikt om processen te reconstrueren, evalueren en optimaliseren en, indien nodig, te automatiseren. Process mining beperkt zich uitsluitend tot volledig digitale processen met een duidelijk begin en einde (end-to-end processen).

Wat zijn de vier soorten process mining?

Het Institute of Electrical and Electronics Engineers (IEEE) heeft een manifest gepubliceerd met drie soorten process mining. De Nederlandse wetenschapper Wil van der Alst noemt in zijn werk ook een vierde type process mining. Dit is een overzicht van de drie soorten process mining:

• Ontdekken: Dit type process mining wordt gebruikt om processen te identificeren, modelleren en visualiseren op basis van automatisch verzamelde gegevens.
• Conformiteit: In deze procedure controleren process mining tools de conformiteit van het geanalyseerde werkelijke proces met een bestaand procesmodel. Dit is een doel/werkelijke vergelijking.
• Verbetering (improvement): Deze process mining variant wordt gebruikt om het doelproces te optimaliseren. Bijvoorbeeld, een procesmodel ontwikkeld door het bedrijf wordt verbeterd.

Wil van der Alst noemt een vierde type process mining in de vorm van operationele ondersteuning. De software geeft voorspellingen, waarschuwingen en aanbevelingen met betrekking tot bedrijfsprocessen en ondersteunt zo het procesbeheer.

Hoe werkt process mining?

Eerst iets over de complexiteit van digitale bedrijfsprocessen: Moderne bedrijfsprocessen lopen via verschillende IT-systemen. Verschillende gebruikers van verschillende afdelingen zijn betrokken bij de processen. Bovendien gebruiken de IT-systemen meestal conflicterende bestandstypen.

De complexiteit van moderne bedrijfsprocessen vormt geen belemmering voor process mining.

• Wanneer een case (zoals een specifiek onderdeel van een proces wordt genoemd) door de informatiesystemen beweegt, registreert de software de wijzigingen in de case. Deze wijzigingen zijn niets meer dan individuele processtappen.
• De process mining software haalt zelfstandig de vereiste gegevensvolumes voor elk geval uit de IT-systemen (bijv. ERP-systeem, CRM-systeem). Het gebruikt de zogenaamde event logs.
• Gebeurtenislogs zijn gegevens die worden opgeslagen in de IT-systemen voor een zaak. Deze gebeurtenisgegevens bevatten het identificatienummer voor het zaakobject (zaak-ID), de respectieve activiteit en de tijdstempel als informatie over wanneer het zaakobject het proces heeft doorlopen.
• De software verzamelt geleidelijk procesgegevens over alle systemen om een visualisatie en analyse van het huidige proces te maken. Een veel voorkomende vorm van procesvisualisatie is de zogenaamde direct follower grafiek.
• Gespecialiseerde process mining-algoritmen zijn ook in staat om mogelijkheden voor robotische procesautomatisering (RPA) te identificeren.

Om process mining toe te passen, moet een proces volledig gedigitaliseerd zijn. De software kan namelijk geen informatie verzamelen zonder een verbinding met IT.

Als informatie uit de systemen continu wordt ingevoerd in de process mining software, is real-time analyse van bedrijfsgegevens mogelijk. Dit is de sleutel tot permanente analyse en optimalisatie van processtromen, wat leidt tot maximale procesefficiëntie en groter zakelijk succes.

Wat is het verschil tussen datamining en process mining?

In tegenstelling tot process mining heeft datamining geen specifieke focus en gaat het over het algemeen om het verzamelen van alle soorten gegevens. Process mining is een speciale subcategorie van datamining waarbij procesgegevens gericht worden verzameld en geanalyseerd .

Daarnaast verschilt process mining van algemene datamining doordat het de creatie van gegevens analyseert en voorspellingen doet om bij te dragen aan procesverbetering.

 

 

Waarom is process mining belangrijk voor bedrijven?

Digitalisering is al doorgedrongen in het hele bedrijfslandschap. Omdat niet gedigitaliseerde bedrijven tegenwoordig nauwelijks meer kunnen concurreren, wordt digitalisering in alle sectoren gestimuleerd.

Digitale transformatie gaat hand in hand met gedigitaliseerde processen. Dit is de basis voor de toepasbaarheid van process mining. Met behulp van process mining-technologie kunnen bedrijven hun processen efficiënter analyseren dan met bijna elke andere methode. Dit levert talloze voordelen op, terwijl het aantal uitdagingen tot een minimum wordt beperkt.

Wat zijn de voordelen van process mining-technologie voor bedrijfsprocessen?

Process mining draagt bij aan de objectiviteit en transparantie van processen. Processequenties worden automatisch gevisualiseerd met behulp van de digitale sporen in de IT van het bedrijf. De reikwijdte van de procesanalyse en -visualisatie leidt tot een objectiviteit en transparantie die zonder process mining nauwelijks mogelijk zou zijn.

Als bedrijven de gedetailleerde kennis die ze opdoen over processtromen gebruiken om hun processen te optimaliseren en indien nodig te automatiseren, bereiken ze een efficiëntieverhoging in het beheer van een grote verscheidenheid aan taken in bedrijven. Dit is een ander voordeel van het gebruik van process mining oplossingen.

Bij dit alles zijn de process mining tools gemakkelijk te integreren in het bestaande IT-landschap van een bedrijf. Ze zijn snel klaar voor gebruik en hun functies kunnen worden aangepast. Gebruikers kunnen bijvoorbeeld handmatig eventlogs invoegen in de gegevensanalyse of het type procesvisualisatie bepalen.

Dit zijn enkele van de andere voordelen van process mining op een rijtje:

• Grotere tevredenheid van belanghebbenden (d.w.z. de mensen die recht hebben op de voordelen van een bedrijf) door processen te verbeteren en het succes van het bedrijf te vergroten
• Uitgebreide ondersteuning voor procesbeheer door gegevens te leveren die besluitvorming vergemakkelijken
• Kortere time-to-market fases dankzij een kortere productietijd
• Naleving in bedrijven bevorderen door wettelijke overtredingen aan het licht te brengen tijdens procesanalyses
• De klantervaring en gebruikerservaring (UX) verbeteren door process mining toe te passen op processen met betrekking tot klanten en gebruikers

Uitdagingen bij de toepassing van process mining tools

De uitdagingen van process mining hebben minder te maken met process mining zelf dan met de acceptatie ervan en de impact op werknemers. De implementatie van de technologie kan onder andere een verandermanagementconcept vereisen om werknemers vertrouwd te maken met de verandering in het bedrijf.

Bovendien moet ervoor worden gezorgd dat de software niet wordt gebruikt om gepersonaliseerde prestaties te meten, omdat dit door werknemers kan worden gezien als een methode om prestaties te controleren en dus negatief kan zijn.

 

 

Toepassingsgebieden: Voorbeelden voor de toepassing van process mining

Process mining kan worden toegepast op alle digitale processen. Er zijn geen grenzen aan de technologie, van controlling tot gezondheidszorg tot productontwikkeling, zolang het maar wordt gebruikt voor duidelijk definieerbare end-to-end processen.

Naast de klassieke process mining zoals hierboven beschreven, is er ook object-gecentreerde process mining (OCPM), dat gebruikt kan worden voor alle processen en nog meer voordelen biedt. In de volgende lijst met toepassingsvoorbeelden richten we ons bij Timo Specht op de toepassingsgebieden van klassieke process mining.

• Efficiëntere controle en ontlasting van de verantwoordelijke werknemers: Bedrijven in de hele toeleveringsketen kunnen process mining gebruiken om factuurverificatie te verbeteren en mogelijkheden te ontdekken om kosten te verlagen en inkomsten te verhogen.
• Duidelijkere visualisatie van big data in de gezondheidszorg voor een betere behandeling van patiënten: Process mining kan worden gebruikt om de verschillende behandelingen die patiënten krijgen samen te vatten om de efficiëntie van medische behandelingstrajecten te verhogen en patiënten onnodige bezoeken aan de dokter te besparen.
• Efficiënte afhandeling van productieprocessen door gedetailleerde analyse van alle productiestappen: process mining biedt inzicht in knelpunten bij de productie van producten en bevordert de kennis van de mogelijkheden voor automatisering.
• Bestelprocessen verbeteren voor een hogere conversieratio en beter online reputatiebeheer: dankzij process mining is het eenvoudiger om bestelprocessen van producten te analyseren en het aantal benodigde klikken vanaf het zoeken naar een product tot de uiteindelijke bestelling te verminderen.
• Optimalisatie van trainingen door de prestaties van deelnemers te monitoren: Indien goedgekeurd door de deelnemers, kan process mining worden gebruikt om prestaties te analyseren en te vergelijken met de curricula.

Dit zijn slechts enkele voorbeelden van hoe process mining kan worden gebruikt. Process mining kan worden gebruikt om de efficiëntie in bijna elke sector te verhogen - van industrie en gaming tot overheden en onderwijsinstellingen.

Professionele IT-dienstverleners die process mining tools ontwikkelen en integreren in bedrijven, adviseren geïnteresseerde partijen over de implementatie en het gebruik van process mining oplossingen op maat.